Retningslinjer for sletning af persondata

Askov Højskole og Efterskole behandler personoplysninger elektronisk i forbindelse med HR-administration og i forbindelse administration og behandling af højskoleelever og efterskoleelever 

Om grundlaget for behandling af personoplysninger se Askov Højskole og Efterskole oplysning i medfør af artikel 13.  og Askov Højskole og Efterskoles privatlivspolitik < indsæt link til D-7  >. 

 Behandling af personoplysninger til PERSONALE HR-administration 

Askov Højskole og Efterskole sletter personoplysninger hvis der ikke (længere) er et formål med at opbevare og behandle dem. 

Askov Højskole og Efterskole har fastsat følgende sletningsfrister for personoplysninger i PERSONALE HR-administrationen således, at personoplysninger senest slettes: 

Personoplysninger som afgives af ansøgere i forbindelse opfordret eller uopfordret ansøgning opbevares elektronisk således:  

 

Papirbaserede ansøgninger indscannes og opbevares elektronisk. 

 

Papirdokumenter destrueres efter ind scanning. 

 

Uopfordrede ansøgninger, papirbaserede som digitale, som ikke relaterer sig til et stillingsopslag slettes ved modtagelsen. Ansøgeren modtager en mailbesked/besked om, at den pågældende henvises til at søge på konkrete stillingsopslag og at deres ansøgning med personoplysninger slettes. 

 

Askov Højskole og Efterskole beder ikke om cpr-nummer i forbindelse med rekruttering. 

 

Personoplysninger om ansøgere i forbindelse med rekruttering slettes senest 6 måneder efter ansøgningsfristens udløb.

Alle dokumenter som indgår i en personalesag opbevares som udgangspunkt under hele ansættelsesforholdet. 

Straffeattester og børneattester uden bemærkninger slettes/destrueres efter modtagelsen idet personalejournalen tilføres et notat om, at straffeattesten eller børneattesten er modtaget og set af en ansvarlig leder, og at attesten ikke har givet anledning til bemærkninger.    

Straffeattester og børneattester med bemærkninger opbevares elektronisk indscannet under hele ansættelsesforholdet. 

Det vil alene være den autoriserede ledelse som har adgang til oplysningerne. 

Dokumenter som Askov Højskole og Efterskole ikke ønsker at opbevare under hele ansættelsesforholdet, slettes løbende efter Askov Højskole og Efterskole nærmere skøn.  

Eksempler herpå kan være formløse notater, forældede tjenestelister eller andre lignende dokumenter som Askov Højskole og Efterskole skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i PERSONALE HR-administrationen. 

Askov Højskole og Efterskole bruger kun billeder af ansatte på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Askov Højskole og Efterskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder.  

Alle dokumenter som indgår i en personalesag opbevares som udgangspunkt maksimalt i 2 år efter medarbejderens sidste arbejdsdag. 

Der oprettes en personalemappe på frivillige.  

Straffeattester og børneattester uden bemærkninger slettes/destrueres efter modtagelsen idet personale-mappen tilføres et notat om, at ”Straffeattesten/børneattesten er set og at den ikke har givet anledning til bemærkninger”. Notatet indscannes og lægges i personalesagen. 

Straffeattester og børneattester med bemærkninger opbevares elektronisk indscannet under hele ansættelsen. Det vil alene være den autoriserede ledelse som har adgang til oplysningerne. 

Straffeattester og børneattester med bemærkninger slettes senest 2 år efter medarbejderens sidste arbejdsdag. 

Dokumenter som Askov Højskole og Efterskole ikke ønsker at opbevare under hele ansættelsesforholdet, efter Askov Højskole og Efterskoles nærmere skøn.  

Eksempel herpå kan være formløse notater/noter, forældede tjenestelister eller andre tilsvarende dokumenter som lederen skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i PERSONALE HR-administrationen. 

Askov Højskole og Efterskole bruger kun billeder af ansatte på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Askov Højskole og Efterskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder

Personoplysninger som indgår i personalemappen slettes 5 år efter den ansatte er fratrådt. 

Oplysninger i personalemappen, herunder personoplysninger, som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år. 

Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, f.eks. anlagt af fagforeningen, erstatningssag, arbejdsskader eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 

Askov Højskole og Efterskole sletter personoplysninger hvis der ikke er et formål med at opbevare oplysningerne. 

Askov Højskole og Efterskole har fastsat følgende sletningsfrister for personoplysninger om eleever i relation til opholdet på Askov Højskole og Efterskole: 

Personoplysninger som afgives af ansøgere eller handlekommunen på ansøgerens vejene i forbindelse ønske om ophold på Askov Højskole og Efterskole opbevares elektronisk således: 

Askov Højskole og Efterskole ønsker at modtage personoplysninger om  elever elektronisk via sikker mail.  

Papirbaserede ansøgninger indscannes og opbevares elektronisk. 

Papirdokumenter destrueres efter ind scanning. 

Personoplysninger som afgives af ansøgere/handlekommunen i forbindelse med ønske om ophold på Askov Højskole og Efterskole slettes hurtigst muligt og senest 3 måneder efter at det er afgjort, at eleven ikke skal indskrives på Askov Højskole og Efterskole. 

Alle dokumenter som indgår i en personsag opbevares som udgangspunkt under hele opholdet. 

Dokumenter som Askov Højskole og Efterskole ikke ønsker at opbevare under hele opholdet, slettes løbende efter Askov Højskole og Efterskoles nærmere skøn.  

Eksempler herpå kan være formløse notater/noter, eller andre tilsvarende dokumenter som ikke er omfattet af Askov Højskole og Efterskoles dokumentationsforpligtelse og som Askov Højskole og Efterskole skønner ikke længere tjener, eller skal tjene, et formål i forbindelse med opholdet. 

Askov Højskole og Efterskole bruger kun billeder af elever på de sociale medier efter indhentet samtykke. Billeder på de sociale medier slettes som udgangspunkt ikke. Om den registreredes rettigheder og ret til at trække samtykke tilbage og ret til sletning se Askov Højskole og Efterskoles retningslinjer for håndtering af den registreredes rettigheder

Personoplysninger som indgår i en personsag slettes 5 år efter eleven er udmeldt fra Askov Højskole og Efterskole. 

Hvis handlekommunen via Askov Højskole og Efterskole s kontrakt med kommunen er pålagt andre slettefrister overholdes disse. 

Hvis der indgår personoplysninger i personsagen som er omfattet af andre lovregler om sletning, f.eks. sundhedsloven, følger Askov Højskole og Efterskole disse sletteregler. 

Oplysninger i personsagen som skønnes at kunne blive relevante at gemme i mere end 5 år, slettes efter 10 år. 

Eksempler herpå er dokumenter som kan have betydning for en eventuel efterfølgende retssag, eller andre dokumenter som er nødvendige for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. 

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 5. stk., 1. pkt. e, at persondata skal: 

”Opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere de registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende persondata behandles…” 

Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 13. stk. 2., pkt. a. at den dataansvarlige skal oplyse den registrerede om: 

”det tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge dette tidsrum.” 

Forordningen fastlægger ikke efter hvilket tidsrum personoplysninger skal slettes. Personoplysninger kan opbevares så længe der er et sagligt formål med opbevaringen og behandlingen. 

Har du spørgsmål?

Du er altid hjertelig velkommen til at ringe eller skrive til os.Brug kontaktformularen eller giv os et ring.

Eller ring:

Telefontid:
Mandag – torsdag: 09.00 – 15.30
Fredag: 09.00 – 14.00